スタッフマネジメント

NPO内で、押し付け合わずに仕事を分担したいときは・・。

会議中、

タスクの役割分担の段になるとみんな、目を合わさないように下を向いてしまう・・・。

 

だってみんな仕事や子育てで忙しいし・・

迷惑に思われたらいやだし・・・

こんなモヤモヤするくらいなら、いっそ自分でやったほうがましだ!って思っていませんか?

 

 

こんにちは!ヤマサキです。

今日はNPO法人代表者さんと、認定取得についての打合せでした。

例年の事業に加えて、認定プロパーの書類や寄付関係の仕事が増えていくので、

いかにスタッフにタスクを振っていくかについて打ち合わせをしていました。

仕事を誰か他の人に振るのって、ほんと難しいですよね!

 

 

 

 

 

 

 

領収書作成も、FBやブログ投稿も、寄付レターの郵送も、イベントのご案内メールも、
実は頑張れば、自分一人でできてしまうことばかりです。

しかも、長年お一人でがんばられてきた代表者さんの場合、

手間が超洗練されているので、間違いなく自分ひとりでやったほうが早い状態になっているのが、これまた問題で。

 

他の人に教える手間、書式雛形を共有する手間、作業の進捗を確認したり催促するストレス・・・

「あーもう!だったら自分でやる!!」と思ってしまう気持ちもわかります。

 

・・・でもですね、いつまでも一人で全部やっていると、
いつまででも一人でやらなくてはいけなくなるのですよ。

 

 

 

 

 

 

上に挙げたような作業って、やり方を教えてもらえば誰でも出来るようなことばかりです。

それを、「忙しいからとても頼めない・・きっとできないはずだ・・」

って勝手に思ってしまうのは、ちょっと相手の力量を下に見てしまってる(!)とも言えないでしょうか。

人間、頼まれれば、助けを請われれば、多少なりとも嬉しいものです。

自治会の会計とは違うんですよ !

もしかしたら
ふだんあまり頼まれ慣れてない方に「仕事を手伝って下さい」と言うと、

初めは「いえいえ、とても私にはできません!数字とか苦手で!」

と言われてしまうかもしれません。

でもこれ、拒否されているわけではなくて、ビックリされているだけなので・・

 

 

 

 

 

 

書類の実物を見せて
「この部分のデータだけ入力してほしいんです」と説明したり

「こういう寄付レターを郵送してほしいんですよ~」とか

具体的な作業がイメージできるように頼むのがコツです。

 

事業報告書とか、定時総会資料とか、
「これは代表じゃないと作れない資料でしょう」っていうのも

もしかしたら思い込みかもしれませんよ♪

 

会社員経験のある方だったらexcelもパワポも使えます。

「今年やった活動を箇条書きにしてみたから、これをいい感じにパワポで並べてみて」

って言えば、きっと頑張ってやってくれます。

「ニューズレターに載せる記事、代表の一人称ばかりじゃ飽きてしまうから、いっこだけ第三者視点でリライトしてほしいな」

って頼めば、文章書くのが好きな方はやってくれます。

自分でやったほうが早いとは思っていても。

とにかく

一つのタスクをこんな細分化したら手間だろう!って思うようなことから、

小さいことから分担してやっていってくださいね。

できればその方の特技や好きと絡めて。

団体の仕事を、自分も何か担当してやっているんだと実感してもらうのがとても大事です。

 

頼まれて渋々おこなう自治会の会計とは違うんですから!
みなさん、自分の意志で団体に参画してくれたひとなのですから!

こちらからも、あまり申し訳なさそうに頼まないほうがいいと個人的には思います。

 

 

 

 

 

 

 

ということで、慣れるまではフラストレーションが起きることもあろうかと思いますが。

団体の成長のために!

ぜひタスクの役割分担、チャレンジしてみてくださいね♪

 

そのうち
「これはあの人にまるっと任せて安心だな~」って思える日も絶対に来ますから^^

いっしょにがんばりましょう。

今日はなぜか熱く終わる、ヤマサキでした♪

 

 

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